AS/400からの印刷 ~基礎編-8~

「投資対効果」の内、「投資」は、帳票ソリューションのライセンス料金や、その保守費用が該当します。また、併せてレーザー・プリンターや複合機を新規に購入する場合には、それらの費用も含まれます。
一方、「効果」には何が考えられるでしょうか?

• プリンターの維持費。保守料金を比較すると、インパクト方式のプリンターよりもレーザー・プリンターや複合機の方が一般的に安価です。逆に、トナー代は、インク・リボン代よりも通常は高価です。
• 用紙の費用。事前印刷のある複写伝票よりも、A4サイズの普通紙の方が圧倒的に安価です。また、前者は在庫を切らすことがないように発注の管理が重要ですから、そのための人件費やスペース代は普通紙の場合よりも費用が掛かっているはずです。
• その他、請求書等のPDF化によって、郵送からメール送信やFAX送信に切り替えれば、印刷代、封入の手間、郵送費を削減できます。また、副次的な効果として、人出作業が無くなることによって、封入のミスや送り間違い等の人為的なミスを無くすことが可能になります。
• また、バインダーに綴じて保管していた伝票の写しを、PDF化によって電子保存するように変更すれば、スペースの削減だけでなく、後の検索の手間が大幅に削減できます。

カット紙化を考える際に、課題になるのが、カラー対応です。複写伝票の事前印刷(罫線や固定文字)は、色付きで印刷されていて、しかも伝票の種類で色が決まっているケースが多いようです。その伝票がカット紙化される場合に、罫線や固定文字も「黒」で印刷されると、それまでよりも伝票が見辛くなったという、現場のユーザーからのクレームの元になりかねません。
一方、カット紙の印刷では、コスト面だけではなく、プリンターの印字位置の精度の仕様からも、カット紙に「事前印刷する」というのは、現実的ではありません。
かと言って、白紙にカラー印刷する時のトナー代を考えると、二の足を踏まれる方も多いと思います。そこで、中間的な解決策としては、次の方法が考えられると思います。

• 色付きの用紙にモノクロ印刷する。->カット紙自体に、元の伝票の印刷と似た色の用紙を使用します。この場合、何種類かの用紙を1台のプリンターで印刷するには、用紙トレイと用紙の色の関係を、管理する必要が出てきます。
• 罫線のみ、角印のみカラー印刷する。->カラーの面積が少なければ、トナー代の上昇分も少ないと考えれば、如何でしょうか?

どのような方法を採るにしても、基本は、運用を変更して印刷量を減らすことが、効果の最大化に繋がるのは、間違いないと言えます。